AEG Live’s event management plan for Hyde Park concerts

In response to a comment posted on this site, I now have the event management plan from AEG

and set out below their plans for handling potential problems.


 AEG will increase sanitation infrastructure on site by more

 than 20% over the recommended guidance. External

sanitation facilities will be provided for customers to

 use both during ingress and egress from the event site.

 All toilets for the public will be inside cabins and

fully flushable (no plastic portajohn style) so

will be serviceable for longer periods of time.

Litter, Waste and Cleanup

AEG will clean the event site and the surrounding park

areas immediately after each event day finishes. TRP

 management staff  have the authority to sign off the

public spaces as fit for purpose and thus can request

 further cleaning in areas that they feel it is required.

 AEG have entered into an agreement with Westminster

Council to pay for additional cleaning of the local public area

outside of Hyde Park. A plan showing the areas with extra

cleaning services is available on request.

 Policing and Stewarding

AEG has entered into a private services contract with

 The Metropolitan Police to provide additional Police Officers

 to be present on each event day. These officers will be tasked with

 event duties as deemed appropriate by the Police

and include patrols and operational support both inside

and outside the Park.The Police will also have resources

dedicated to working with Westminster Council Street

Enforcement teams to deal with unauthorised street traders and ticket touts.

AEG has appointed three security contractors to provide security and

stewarding services for the event. These are :

Show and Event Security – Will be responsible for the majority of

the security contract. Roles cover all deployments from the main stage

and all other public areas inside the event as well as all external positions

 and egress management.

G4S – Roles cover all backstage and hospitality areas.

SFM – Will be deployed into the community as the event’s Community

Impact Management Team. This new role is to assist the Event

community manager in ensuring a mobile and visual stewarding

presence is maintained in the community at all times and that

sensitive areas are given additional protection on egress routes.

A plan showing the areas with extra community stewarding is

available on request although it should be noted that deployments

will be dynamic and thus reviewed with community representatives

after each event.

Inside the site AEG will provide four customer services pods,

far above industry standard, as well as the usual welfare and

 first aid provision.  There will also be a dedicated team to

support customers with access needs.AEG will also be

 operating a volunteer program that will provide up to

300 trained volunteers to support the paid security,

steward and customer service teams.

 Sound Management

 AEG and TRP have appointed a specialist Sound Management company

 (Vanguardia Ltd) to deliver a new sound management plan for BBSTHP.

 This study has resulted in changes to the layout of the event site to what

has been seen before.Our conclusions from the report show that the

new site layout will allow greater control to prevent breaches

of the premises license. AEG have committed to a collaborative

working relationship with Westminster Council’s Environmental

 Health Officers to ensure an open sharing of information to

achieve a common set of goals.”

Let’s hope this results in a better concert series for residents than last year! Councillors and officers will be watching closely!